SAP HCM

En nuestra comunidad muchas personas están buscando conocimientos sobre "SAP HCM" o "SAP HR," y así como hemos publicado guías en español de manuales SAP sobre distintos módulos o partes de este gran ERP que ocupa el primer puesto en el mundo, vamos a publicar una guía de varios artículos sobre este módulo independiente del SAP ECC: SAP HCM o bien SAP para recursos humanos.

Estás a punto de descubrir un universo empresarial revolucionario. SAP Human Capital Management (HCM) es mucho más que un simple sistema de recursos humanos; es la herramienta integral que transforma la gestión de personal en una experiencia eficiente y dinámica.

Este es el primer artículo donde vamos a ver los fundamentos esenciales de SAP HCM, desde el reclutamiento hasta la gestión del tiempo y la nómina. Descubrirás cómo este potente sistema automatiza, agiliza y optimiza cada aspecto del ciclo de vida laboral, brindando a empleados y gerentes un papel activo en los procesos de recursos humanos.

Prepárate para explorar los módulos clave, y dejame en los comentarios qué te parece esta idea de publicar sobre HR o HCM. Desentrañaremos cada componente, revelando sus características clave y mostrándote cómo SAP HCM revoluciona la forma en que las empresas gestionan sus recursos humanos.

Descripción general de SAP HCM

Bienvenido a este tutorial de familiarización sobre SAP Human Capital Management (HCM).

El objetivo de estos artículos es proporcionar una descripción general de SAP HCM y analizar sus componentes.

SAP HCM es una solución empresarial integral para automatizar, agilizar y optimizar los diversos procesos de recursos humanos de una empresa, desde la contratación hasta la jubilación. Si bien HCM consta de muchos submódulos perfectamente integrados, este tutorial se centrará en algunos de los predominantes que se enumeran a continuación.

Reclutamiento

El primer componente que vamos a analizar en la descripción general de SAP HCM es la contratación. Este componente facilita el proceso de contratación de principio a fin de una empresa.

Características clave

• Puede gestionar vacantes y anuncios, y asignar vacantes a anuncios.
• La administración de solicitantes permite el almacenamiento de todos los datos de los solicitantes y la clasificación de los solicitantes.
• Puede crear cartas para la correspondencia de los solicitantes, como invitaciones a entrevistas y cartas de oferta.
• La selección de solicitantes se facilita mediante acciones de solicitante, como "Invitar solicitante" o "Emitir carta de oferta".
• Si se selecciona un solicitante y usted decide contratarlo, los datos del solicitante se pueden transferir a Administración de Personal. Esto elimina la duplicación del esfuerzo de entrada de datos.
• Se proporcionan varios informes para generar datos estadísticos y listas sobre anuncios, vacantes y solicitantes.

Administración de personal

La administración de personal a menudo se considera la columna vertebral del módulo SAP HCM . Y con razón. Es en este espacio donde se contrata a los empleados, se almacena toda su información y se registra su ciclo de vida laboral.

Características clave

• Todos los datos de los empleados se almacenan en infotipos. Los infotipos son agrupaciones lógicas de campos de datos relacionados. Por ejemplo, el nombre, apellido, fecha de nacimiento, estado civil y religión de un empleado se almacenan en el infotipo de Datos personales.
• Los cambios realizados en los datos del infotipo se pueden registrar y analizar posteriormente. Puede controlar, mediante la personalización, qué infotipos y campos deben registrarse.
• Las acciones de personal se utilizan para registrar procedimientos de personal como contratación, transferencia, promoción y separación.
• Las autorizaciones de RR.HH. garantizan que todos los datos de infotipo estén seguros y sean accesibles únicamente para usuarios autorizados.
• Se proporcionan varios informes estándar para extraer y evaluar de manera eficiente los datos de recursos humanos. Si estos no satisfacen las necesidades de informes de su empresa, se pueden desarrollar consultas ad hoc o informes personalizados.

Gestión organizacional

Mientras continuamos con la descripción general de SAP HCM, hablemos de la gestión organizacional de recursos humanos en SAP ERP. Este componente es la base para diversos procesos comerciales y de recursos humanos, así como para los flujos de trabajo. Es aquí donde se crea y gestiona el plan organizacional (una estructura funcional de una organización). La siguiente imagen muestra un ejemplo ilustrativo de una estructura organizativa.

Ejemplo de estructura organizativa

Características clave

• La gestión organizacional está diseñada en torno al concepto de objetos y las relaciones entre los objetos. Existen numerosos objetos, siendo los más importantes Unidad organizativa, Puesto, Trabajo, Persona y Centro de costes.
• Los objetos están vinculados entre sí mediante relaciones. Estas relaciones dan lugar a estructuras. Por ejemplo, las relaciones entre unidades organizativas (unidades de negocio, departamentos, grupos o equipos) dan como resultado la estructura organizativa . Las relaciones entre puestos (por ejemplo, el puesto de Subgerente “Reporta a” el puesto de Gerente) dan como resultado la estructura de informes.
• Estas estructuras son de suma importancia para la implementación de flujos de trabajo.
• SAP proporciona varias interfaces para crear y editar objetos, relaciones y estructuras de manera eficiente. Cada una de estas interfaces se cubrirá en detalle en el tutorial de Gestión Organizacional de SAP HCM.
• Se proporcionan numerosos informes para extraer y evaluar de manera eficiente los datos organizacionales.

Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es el componente de SAP HCM que facilita la planificación, registro y valoración de los tiempos de trabajo de los empleados.

Características clave

• Los horarios de trabajo se utilizan para indicar el tiempo de trabajo planificado de un empleado, las horas de trabajo diarias, el patrón de trabajo semanal y los días libres semanales. La siguiente imagen es un ejemplo de un horario de trabajo:

Ejemplo de horario de trabajo

• Los días festivos se pueden crear y asignar a calendarios de días festivos.
• Los datos de tiempo de los empleados pueden ser registrados por los propios empleados o por administradores de tiempo, supervisores o secretarias.
• La generación de cuotas se puede utilizar para calcular el derecho a vacaciones de acuerdo con la política de cuotas de vacaciones de su empresa.
• Hay dos tipos de gestión del tiempo:
• Gestión positiva del tiempo: se deben registrar todos los tiempos reales. Esto implica que, para cualquier día, un empleado se considerará ausente a menos que se registre una acción de entrada y salida para ese día. Un gerente también puede ingresar manualmente la asistencia.
• Gestión negativa del tiempo: solo se deben registrar las desviaciones del horario de trabajo. En este caso, para cualquier día, un empleado se considerará presente a menos que se registre explícitamente una ausencia para ese día.
• La evaluación de tiempos es un subcomponente opcional que se puede utilizar para evaluar los tiempos de trabajo de los empleados.
• La gestión del tiempo se puede integrar con la nómina. El controlador de nómina lee las entradas de la gestión del tiempo para, por ejemplo, compensar horas extras o calcular pérdidas de salario.

Nómina de sueldos

SAP proporciona una sólida solución de nómina para calcular los ingresos brutos, las deducciones y el salario neto de acuerdo con las políticas legales y específicas de la empresa.

Características clave

• Las regulaciones legales de cada país están incorporadas en los controladores de nómina específicos de cada país proporcionados por SAP.
• Las políticas de nómina específicas de la empresa se pueden implementar mediante la personalización y con la ayuda de reglas de cálculo de personal.
• Las entradas de nómina se leen de infotipos relevantes para la nómina. Luego, el controlador de nómina los procesa, se realizan varios cálculos y los resultados de la nómina se escriben en tablas agrupadas.
• Se pueden generar nóminas, informes específicos de la empresa e informes legales.
• Además de la nómina regular realizada a intervalos fijos, la nómina se puede ejecutar según sea necesario utilizando la nómina fuera de ciclo.
• Los resultados de la nómina se pueden publicar en Contabilidad.

Establecimiento de objetivos y evaluaciones

Hay dos dimensiones para implementar este componente:

1. El diseño de la plantilla de tasación.
2. El mapeo del proceso de evaluación de un extremo a otro

Características clave

Plantilla de tasación

• El formulario de tasación de la empresa se puede mapear en el sistema copiando una plantilla de referencia o creando una nueva plantilla desde cero.
• Puede crear tantas plantillas como necesite.
• Luego se crean los documentos de tasación para cada tasado seleccionando primero la plantilla.

Proceso de evaluación

• El proceso de evaluación especifica cómo debe fluir el documento de evaluación de un participante a otro y qué estado del documento debe asignarse en cada fase.
• Un proceso de principio a fin consta de las siguientes fases:
  1. La fase de establecimiento de objetivos, en la que se establecen objetivos concretos para el empleado y se acuerdan entre el empleado y el gerente. Se identifican las necesidades de formación y desarrollo.
  2. La Fase de Revisión, en la que los objetivos acordados se revisan y ajustan si es necesario.
  3. La Fase de Evaluación, en la que se evalúa el desempeño del empleado frente a los objetivos establecidos.

Gestión de Formación y Eventos

Este componente de SAP HCM le permite planificar y gestionar el calendario de formación de su empresa y todas las actividades relacionadas con las reservas.

Características clave

• Diseñar un catálogo de formación jerárquico que incluya grupos de eventos empresariales y tipos de eventos empresariales.
• Planifique y cree eventos comerciales que representen cursos y fechas reales. Vea la siguiente ilustración, donde los objetos con el código L representan grupos de eventos comerciales, los objetos con el código D representan tipos de eventos comerciales y los objetos con el código E representan eventos comerciales:

Ilustración del catálogo de eventos empresariales

• Crear y asignar recursos como sala, instructor y material.
• Cancelar un evento empresarial especificando el motivo de la cancelación.
• Lleve a cabo diversas funciones, como reservar previamente un asistente para un tipo de evento empresarial, reservar un asistente para un evento, volver a reservar, reemplazar un asistente y cancelar una asistencia.
• Incorporate checks during bookings. For example, check that the attendee has the prerequisite qualifications to be eligible for the course.
• Output training correspondence automatically or manually.
• Transfer qualifications to an attendee on successful completion of a training program.
• Use comprehensive reports to extract data on business events and attendances.

Auto-Servicios

El último pero no menos importante submódulo de la solución HCM que vamos a abordar en este resumen de SAP HCM es el de auto-servicios. Los auto-servicios de SAP HCM permiten que empleados y gerentes participen directamente en los procesos de recursos humanos, reduciendo así el tiempo de ciclo, eliminando burocracias y garantizando un mejor servicio.

Características Clave

El Auto-Servicio del Empleado (ESS) y el Auto-Servicio del Gerente (MSS) son soluciones basadas en portal, accesibles a través de Internet o la intranet de la empresa. ESS permite a los empleados crear, ver y editar sus propios datos. Los empleados también pueden consultar su información personal, recibos de sueldo, historial de permisos, detalles de nominación, etc. 

Según la política de la empresa, los empleados pueden editar datos con o sin aprobación, lo que tiene el beneficio dual de capacitar a los empleados para mantener actualizados sus datos y reducir la carga de trabajo del equipo de recursos humanos. 

MSS es una solución integral para que los gerentes realicen sus tareas, aprueben elementos de trabajo y accedan a información importante sobre sus subordinados. Un empleado puede enviar una solicitud de permiso a través de ESS. Esto se enviará al gerente para su aprobación a través de MSS. Si se aprueba, la ausencia se almacenará automáticamente en SAP en el infotipo de Ausencias.

Lecturas recomendadas

• El futuro de SAP HR (HCM) a partir del 2025 o 2030

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Escrito original por Tania D'Souza en inglés, y traducido al español por Wall de Consultoria-SAP.com, todos los derechos reservados.