Tipos de documentos y Rangos de números

En este artículo, aprenderás qué son los tipos de documentos y los rangos de números en SAP, y cómo se utilizan para organizar y asignar números a tus transacciones.

Al leer nuestro artículo de Consultoria-SAP, aprenderás a:

• Identificar los diferentes tipos de transacciones comerciales que se pueden realizar en SAP.
• Asignar un tipo de documento a cada transacción para fines de identificación y evaluación.
• Definir rangos de números para cada tipo de documento para generar números únicos para cada transacción.

¿Qué es el tipo de documento en SAP? Relación con el rango de números

Los tipos de documentos en SAP se definen para distinguir diferentes transacciones comerciales . Por ejemplo, transacciones como pagos de clientes y notas de crédito de proveedores se distinguen con dos tipos de documentos diferentes en SAP para identificarlas en el futuro.

Los tipos de documentos en SAP se definen a nivel de cliente . SAP estándar ya contiene algunos tipos de documentos predeterminados para su uso.

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Al publicar una transacción, se debe especificar el tipo de documento en la sección del encabezado. Al personalizar el tipo de documento predeterminado en SAP para cada tipo de transacción, puede liberar al usuario de ingresar cada vez que publica una transacción.

El tipo de documento en SAP refleja diferentes transacciones comerciales en la organización. Dado que se muestra para cada artículo de línea , uno puede descubrir inmediatamente el tipo de transacciones comerciales que el usuario ha ingresado en SAP. También se utiliza con fines de evaluación.

Para diferenciar las transacciones comerciales , puede especificar cada tipo de documento en SAP en un tipo de cuenta que puede utilizar una transacción en particular.

Por ejemplo: el tipo de documento AB permite contabilizar en todas las cuentas. Todos los demás tipos de documentos limitan los tipos de cuentas en las que se pueden publicar. Por ejemplo, el tipo de documento DA permite contabilizar únicamente en cuentas de cliente (D) y mayor (S). Los distintos tipos de cuentas y descripciones se enumeran a continuación.

¿Cómo utilizar los tipos de documentos y rangos de números en SAP?

En SAP, los tipos de documentos y los rangos de números se utilizan para organizar y asignar números a tus transacciones. Esto es importante para que puedas identificar y evaluar tus transacciones de manera efectiva.

Tipos de documentos en SAP

Los tipos de documentos en SAP se definen para distinguir diferentes transacciones comerciales. Por ejemplo, transacciones como pagos de clientes y notas de crédito de proveedores se distinguen con dos tipos de documentos diferentes en SAP para identificarlas en el futuro.

Los tipos de documentos en SAP se definen a nivel de cliente. SAP estándar ya contiene algunos tipos de documentos predeterminados para su uso.

Beneficios de utilizar tipos de documentos y rangos de números en SAP

Utilizar tipos de documentos y rangos de números en SAP tiene varios beneficios, entre ellos:

• Mejora la organización de tus transacciones: Los tipos de documentos te permiten clasificar tus transacciones de acuerdo con su tipo, lo que facilita su identificación y seguimiento.
• Mejora la auditoría de tus transacciones: Los rangos de números te permiten rastrear la secuencia de tus transacciones, lo que puede ser útil para fines de auditoría.
• Facilita la generación de informes: Los tipos de documentos y los rangos de números te permiten generar informes de tus transacciones de manera más sencilla y eficiente.

Relación de tipo de documento y rango de números en SAP

Números de documento , identifica de forma única cada transacción dentro de un año fiscal en un código de empresa.

Los rangos de números para un tipo de documento en SAP se utilizan para definir cómo se pueden asignar números a una transacción.

Para cada rango de números, se deben especificar las siguientes cosas.

• Un código de dos caracteres
• Período hasta que el rango de números sea válido
• Un intervalo a partir del cual se eligen los números y
• Si el rango de números se utiliza en la asignación de números interna o externa

Los intervalos para rangos de números no deben superponerse.

Dado que las transacciones se mantienen durante un período de tiempo indefinido, es necesario definir intervalos que sean lo suficientemente grandes para manejar este factor. Las siguientes características del sistema garantizan que los intervalos numéricos sean lo suficientemente grandes:

• Se pueden definir rangos de números para cada sociedad. Por tanto, cada sociedad puede utilizar el mismo intervalo numérico.
• Los números pueden tener hasta diez caracteres.
• Se pueden definir rangos de números para cada año fiscal.

Todos los rangos de números dependerán del año. Esto significa que cada año se deben actualizar nuevos rangos de números en el sistema.

Se especifica un rango de números para cada tipo de documento en SAP para generar un número único que siempre se puede consultar para rastrear la transacción original .

Cada número de transacción se selecciona de este rango de números. Se puede utilizar un rango de números para varios tipos de documentos.

Puede utilizar el código de transacción OBA7 o la siguiente ruta para definir tipos de documentos en SAP;

SPRO > Contabilidad financiera > Contabilidad del libro mayor > Transacciones comerciales > Contabilización de cuentas de mayor > Realizar y verificar configuración de documentos > definir tipo de documento

Para establecer de forma predeterminada un tipo de documento para contabilizaciones de transacciones, puede utilizar el código de transacción OBU1 o seguir la ruta del usuario

SPRO > Contabilidad financiera > Configuración global de contabilidad financiera > Documento > Elemento de línea > Valores predeterminados para la publicación de documentos > definir tipos de documentos y clave de publicación

Si lo desea, puede cambiar y asignar su propio tipo de documento en SAP y la clave de contabilización para que quede predeterminada al contabilizar una transacción.