Gestión del Tiempo SAP

Bienvenidos a una breve descripción general del sub-módulo de Gestión de tiempos SAP, perteneciente al módulo HCM o HR de este poderoso ERP. No debemos ocultar que tiene como influencia la gestión desde la óptica de Recursos Humanos, la función primaria de la Gestión de tiempos es de manera imperativa, que se planifiquen los horarios de trabajo de los empleados, se registre el tiempo de trabajo real, se generen las cuotas de absentismos y se capturen las licencias disponibles.

Gestión del tiempo SAP

Procesos en la Gestión de Tiempos SAP

En un nivel alto, existen tres procesos principales en SAP HCM Gestión de Tiempos:

• Planificación el tiempo
• Grabado de tiempo
• Evaluación del tiempo

1. Planificación del tiempo

En SAP, los horarios de trabajo, son elementos que se utilizan para indicar el tiempo de trabajo planificado de un empleado, las horas de trabajo diarias, el patrón de trabajo semanal y los descansos semanales. Próximamente, explicaremos en detalle cómo se crean, generan y asignan los horarios de trabajo a un empleado.

Transacción PT63 - Un ejemplo de un horario de trabajo personal

Cada horario de trabajo también tiene asignado un calendario de días festivos. Este calendario contiene la lista de días festivos que son aplicables a la organización en su conjunto, o a subáreas de personal de la organización.

2. Grabado de tiempo

Los datos de tiempo de los empleados pueden ser registrados por los propios empleados o por administradores de tiempo, supervisores o secretarios mediante SAP Employee Self Services (SAP ESS) o SAP Cross Application Time Sheet (SAP CATS) El tipo de datos de tiempo que deben registrarse depende de la política de la Organización. Hay dos tipos de gestión del tiempo:

• Gestión positiva del tiempo donde se deben registrar todos los tiempos de trabajo reales. Esto implica que, para cualquier día, un empleado se considerará ausente a menos que se registre la entrada y salida o asistencia para ese día.
• Gestión del tiempo negativo donde solo se deben registrar las desviaciones del horario de trabajo. Aquí, para cualquier día, un empleado se considerará presente a menos que un absentismo (licencia) se registra explícitamente para ese día.

3. Evaluación del tiempo

La evaluación de tiempos es un subcomponente opcional que se puede utilizar para valorar los tiempos de trabajo y los tiempos de absentismo de los empleados. Esto es necesario, por ejemplo, para la gestión de las cuentas de tiempo y para la generación de la cuota de vacaciones de acuerdo con la política de la organización.

Ejemplo práctico

Procedamos a comprender mejor los conceptos anteriores con la ayuda de dos escenarios organizacionales prácticos.

Situación 1

Considere una empresa cualquiera de ubicación única en la que los empleados deben trabajar de 9 am a 6 pm de lunes a viernes. Los sábados y domingos son de descanso. Además, hay diez días festivos cada año. Los empleados no necesitan registrar su asistencia diaria. Cada empleado tiene un derecho de vacaciones de 22 días por año calendario. Si un empleado necesita tomarse un tiempo libre, debe solicitar una licencia, que se registra en SAP después de la aprobación del gerente.

Veamos cómo se puede asignar lo anterior en SAP:

• Horario de trabajo Un solo horario de trabajo será suficiente ya que todos los empleados tienen el mismo tiempo de trabajo. Este horario de trabajo especificará el horario de trabajo diario de 9 a.m. a 6 p.m., con sábados y domingos como descansos semanales.
• Calendario de Festivos Se creará un calendario festivo único con diez días festivos por año.
• Generación de cuotas Se diseñará una regla de generación de cuotas para que los empleados obtengan una cuota de vacaciones de 22 días por año.
• Tipo de gestión del tiempo Dado que no es necesario registrar los tiempos reales de entrada y salida, esta organización utiliza la gestión de tiempo negativo. Solo las desviaciones del horario de trabajo se capturan al registrar los absentismos de los empleados.

Situación 2

Considere una empresa de fabricación con una oficina corporativa y una planta o fabrica. En la oficina corporativa, los empleados deben trabajar de 9 a.m. a 6 p.m. de lunes a viernes. Los sábados y domingos son descansos semanales. Mientras que, en la planta de fabricación, hay tres turnos diferentes:

• Primer turno de 6 a.m. a 2 p.m.
• Segundo turno de 2pm a 10pm
• Tercer turno de 10pm a 6am.

Hay dos horarios de trabajo, cada uno con un patrón de trabajo que abarca más de dos semanas como se indica a continuación:

Horarios de trabajo en la planta de fabricación tengamos en consideración que el primer día no tiene por qué ser necesariamente un lunes, ya que los turnos son rotativos. En consecuencia, los descansos semanales (resaltados en amarillo) también son rotacionales.

Además, las siguientes reglas se aplican tanto a la oficina corporativa como a la planta de fabricación:

• Hay diez días festivos cada año.
• Los empleados deben ingresar y salir obligatoriamente para registrar su asistencia diaria. Si no lo hacen, serán considerados ausentes.
• Cada empleado tiene un derecho de licencia de 22 días por año calendario. Si un empleado necesita tomarse un tiempo libre, debe solicitar una licencia, que se registra en SAP después de la aprobación del gerente.

Veamos cómo se pueden plasmar los puntos anteriores en SAP.

• Horario de trabajo Habrá tres horarios de trabajo diferentes:  
• Corporativo: este horario de trabajo especificará el horario de trabajo diario de 9 am a 6 pm, con los sábados y domingos como descansos semanales. 
• Horario de planta 1: este horario de trabajo se construirá de acuerdo con el horario 1. Comprenderá dos horarios de trabajo diarios diferentes, es decir, el primer turno de 6 a.m. a 2 p.m. y el segundo turno de 2 p.m. a 10 p.m. Además, hay días de descanso, que son rotacionales. 
• Horarios de planta 2: este cronograma de trabajo se construirá de acuerdo con el Horario 2. Comprenderá dos horarios de trabajo diarios diferentes, es decir, el segundo turno de 2 p.m. a 10 p.m. y el tercer turno de 10 p.m. a 6 a.m. Las salidas semanales son rotacionales
• Calendario de Festivos Se creará un calendario de festivo único con diez días festivos por año.
• Generación de cuotas Se diseñará una regla de generación de cuotas para que los empleados obtengan una cuota de vacaciones de 22 días por año.
• Tipo de gestión del tiempo Dado que se deben registrar los tiempos reales de entrada y salida, esta organización utiliza la Gestión Positiva del Tiempo.

Integración con nómina

Una de las principales fortalezas de SAP, es la perfecta integración entre los procesos comerciales. En HCM, esto se ejemplifica mejor a través de la integración entre SAP Gestión de tiempos TM y PY (Sub-módulo de nómina). En muchas organizaciones, Nómina requiere entradas de la Gestión de tiempos para que los elementos de pago se calculen correctamente.

En futuras publicaciones seguiremos ahondando en el Sub-módulo de tiempos de SAP HCM, el cual es fundamental en la planificación de los recursos de una empresa.

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Acerca del Autor

Fui funcional SAP por 12 años y tengo 3 como consultor prestando soporte SAP HCM, en esta situación Política y social que vivimos quede solo como el único consultor hcm para soporte a toda Venezuela en la Corporación Eléctrica Nacional, en medio de la emergencia y la fuga de profesionales he tenido que afrontar grandes retos  dentro de la empresa lo cual ha permitido consolidar conocimientos, nada mejor que una crisis para aprender.

Pedro Pamaya