Cómo comprar o adquirir SAP

Qué tema esto del SAP.... porque tenemos usuario SAP, programa SAP, terminal SAP, foros SAP, sitios web SAP, comunidad SAP, ERP SAP, SAP Business One, y así se van abriendo distintos abanicos sobre SAP., SAP FI, SAP CO, SAP BASIS, SAP MM, SAP SD... SAP ABAP, ufff... SAP FIORI, SAP HANA, SAP S4Hana... y para todo hay Licencias SAP. ¿Cómo sabe el responsable de una empresa o negocio qué tiene que comprar?

Como si todo esto fuese poco, el padre de todo lo que sea "SAP", es decir, la empresa SAP AG, ha cambiado el modelo de licenciamiento, y ha creado nuevas dudas y críticas al complejo sistema de licencias. 

Licencias SAP

Licencias: ¿Qué pasa cuando una empresa pone SAP?

Cuando una empresa instala cualquier producto de SAP, la compañía también tiene que comprar varias categorías de licencias de SAP, para cubrir todos los usuarios de negocios, cada una por categoría. Algunas de esas categorías de licencias de SAP son desarrollador, profesional limitado y usuario de tienda, cada uno con diferentes derechos de uso del sistema y los costos asociados. SAP factura a la empresa una cuota de mantenimiento anual del 22% de las licencias adquiridas, sin tomar en consideración si la empresa utiliza plenamente todas las licencias que compró, o si cada uso estuvo en la categoría correcta. Pero en una fecha posterior, SAP llevará a cabo una amplia auditoría de licencias para evaluar si la empresa tenía en efecto el mismo número de usuarios nombrados para los que había adquirido licencias, y también si el uso estaba en la categoría correcta.

Por ejemplo, digamos que una empresa adquiere 20 licencias de profesionales limitados, que conceden acceso a los miembros del equipo de gestión para que puedan ver informes, cuadros de mando y dar aprobaciones en línea para comprar órdenes, pero en realidad la compañía ha creado 25 cuentas de usuarios nombrados en su sistema SAP. Esa empresa permitió que cinco usuarios adicionales utilizaran el sistema SAP sin tener que pagar por ellos. Esa es una violación de los términos de condiciones entre SAP y la empresa. La auditoría de SAP revelará esta discrepancia, y SAP querrá que la empresa compre más licencias. Por otro lado, la compañía puede haber asignado una licencia de uso profesional, que cuesta más, a un usuario de negocios cuando las licencias de profesional limitado que cuestan menos pueden ser suficientes para el puesto de trabajo asignado.

Licencias: Tipos de usuarios 

• "Usuario Profesional de la aplicación de SAP" es un usuario denominado que desempeña funciones relacionadas con las operaciones soportadas por el software.
• "Usuario desarrollador de la aplicación de SAP" es un usuario denominado que utiliza herramientas de administración y desarrollo proporcionadas por el software con el propósito de modificar, desplegar y administrar el software de SAP. El Usuario desarrollador incluye los derechos otorgados bajo el usuario de Personal y no incluye los derechos otorgados bajo el usuario Profesional ni bajo SBOP (SAP Business Object Platform)
• "Usuario SAP Logistics de la aplicación SAP" es un usuario nombrado autorizado únicamente a realizar las siguientes tareas para el software licenciado correspondiente: 
• Gestión de Transporte: Búsqueda de un contrato de fletes, seguimiento de un envió en particular y tareas similares, actualización de los datos maestros (tarifas, rutas, ubicaciones); Gestión de entradas de solicitud de transporte, planificación de transporte, respuesta a una solicitud de propuesta para la visualización y la confirmación de eventos; Verificación de cálculo de costos y tareas similares.
• Almacenamiento: Confirmación de Ingresos y almacenamiento de mercancías; des-consolidación al ingresar mercancías; recolección en punto de picking; gestión de movimientos de productos en existencia, incluidos el re-abastecimiento, la puesta a disposición de fabricación y el ingreso de los recursos de inventarios; Embalaje o confirmación de SVA (servicios de valor añadido) actividades de planificación para ocupaciones de puerta de muelle. Los usuarios SAP Logistics pueden acceder al software a través de dispositivos móviles de radiofrecuencia.
• Rastreo y seguimiento: visualización de objetos en serie y/o rastreados, como la consulta sobre su ubicación actual o anterior, a la determinación de la genealogía del producto; acceso a soluciones de seguimiento de visualización de los estado de eventos definidos de la cadena de suministros, sean esperados o no, por ejemplo envío de traslado de un pedido de cliente, cambio de una confirmación de un pedido de cliente; y confirmación o cambios de los eventos de cadena de suministros, por ejemplo, actualización de un cambio en la cantidad en la cantidad o fecha de una orden de producción.
• "SAP Worker User" es un usuario nombrado que trabaja en las instalaciones de producción del licenciatario o como trabajador del sector de mantenimiento que tiene autorización únicamente para desempeñar una o más de las siguientes funciones admitidas por el software licenciado; mostrar instrucciones de trabajo, y documentar actividades y operaciones; confirmar recepción y el envío de mercancías, los movimientos de productos en existencia, y la confirmación de la finalización en las ordenes de trabajo de producción; registrar productos o información de problemas de producción, por ejemplo, resultados de controles de calidad o datos de planta/procesos/equipos; registrar problemas de producción y solicitudes de servicios relacionados, enviar solicitudes de compra para las herramientas, las piezas de recambio para equipos de producción, etc. Confirmar notificaciones de mantenimiento, ingresar solicitudes de servicios y hojas de entrada de servicios, llevar a cabo tareas de mantenimiento, informes o paneles relacionados a los elementos indicados anteriormente. El Usuario SAP Worker User tiene, además, los derechos otorgados al usuario SAP Employee User.
• "SAP Application Limited Professional User" o Usuario Profesional Limitado a las Aplicaciones SAP, se refiere a un Usuario Nominado que es empleado del Socio Comercial y lleva a cabo una cantidad limitada de los roles operativos soportados por el Software (salvo en lo que respecta a BIM, EPM y GRC, donde este Usuario Profesional Limitado sólo tiene autorización para ver, imprimir y bajar los reportes disponibles, únicamente para desempeñar sus propias tareas y nunca para o en nombre de otras personas).

El nuevo modelo de licencias SAP

Con el objetivo de ayudar a entender este nuevo modelo, AUSAPE —la asociación de usuarios de SAP en España— ha creado una pequeña guía en la que se «descifra» las principales claves de la nueva situación.

SAP no vende licencias

Lo primero que hay que entender es que SAP no vende licencias, sino que cede a sus clientes el derecho de uso de esas licencias. En este sentido, uso es la activación de las funciones de procesamiento del software, es decir, cualquier actividad que suponga la carga, la ejecución, el acceso, el uso del software o la visualización de la información como resultado de activar dichas capacidades.

Este uso puede producirse a través de una interfaz suministrada con o como parte del software, una interfaz del licenciatario u otro sistema intermediario e, independiente del método de acceso, requiere del licenciamiento apropiado.

Hasta ahora se consideraba que existían tres métodos de acceso a los sistemas: 

• el que realiza una persona al entrar en el sistema directamente (acceso humano directo); 
• el acceso que se produce cuando una persona accede a las aplicaciones de SAP (Fieldglass, SuccessFactors, Ariba, Concur…) que están integradas en el Digital Core (ERP, S/4HANA) de SAP y que está regulado por las propias licencias de esas aplicaciones; 
• y el acceso que personas, dispositivos, robots, etc. realizan al Digital Core de cualquier forma y lo usan indirectamente vía software intermediario no-SAP, como un front-end no-SAP, soluciones de clientes o cualquier aplicación de terceros.

El nuevo enfoque se sigue basando en el usuario para los accesos directos, es decir, si hay una conexión directa al sistema, la persona tiene que tener su licencia. Sin embargo, cambia el criterio para el acceso indirecto, que se regirá por el número de documentos o registros de información que se actualizan, en función de nueve tipos que son los más comunes que se registran o generan en un ERP: Ventas, Facturas, Compras, Servicios y Mantenimiento. Producción, Gestión de la Calidad, Gestión del Tiempo, Financiero y Materiales.

Los tres primeros tipos, al igual que los financieros y de materiales, se contabilizarán por líneas de documento, mientras que los restantes por el número de unidades existentes. Y en el caso de los financieros y de materiales, el proceso sería multiplicar el número de documentos por el número de líneas y el resultado por 0,2.

Con este sistema se van a contar los documentos creados en un entorno SAP o los externos a él, que acaban cargándose en el sistema. En cambio, no se contabilizan los documentos que se consultan o modifican. Lo mismo sucede con los documentos subsecuentes que se generan como resultado de un proceso automático del documento original creado a través del acceso indirecto/digital. Por ejemplo, de un pedido surge una factura, y ésta no sería contada. Con estos cambios se está pasando a un modelo de pago por actividad del sistema.

Opciones para los clientes

Tras el anuncio, el cliente actual de SAP tiene tres opciones: 

1. Seguir con su contrato actual; 
2. Continuar con su contrato pero mejorar la transparencia de su acceso indirecto.
   
   En este caso, se añadiría un anexo al contrato pero se adheriría a la nueva modalidad, y la inversión realizada en motores se consideraría en un crédito para convertir la inversión al nuevo modelo. 
3. La conversión completa al nuevo modelo que se acaba de presentar, reemplazando los productos licenciados por nuevos e incluyendo una estructura de licencias simplificada.

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¿Cómo adquirir o comprar SAP teniendo en cuenta esta información de las licencias?

1. Buscas primero un partner oficial de SAP en la misma ciudad donde está tu empresa.
2. Vas a SAP.COM y buscas que ellos te contacten con el partner (esto es a los fines de verificar que SAP AG tenga relación comercial con la empresa partner que elegiste).
3. Contactas a la empresa, y ellos irán personalmente a tu empresa para asesorarte.

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Fuentes

Fuentes consultadas para la elaboración de este artículo:

• Colaboración de AUSAPE. La Asociación de Usuarios de SAP España tiene como objetivos promover el intercambio de información de interés mutuo entre sus socios sobre los productos y soluciones SAP, establecer relaciones con otras asociaciones y grupos profesiones con actividades similares, ejercer como interlocutor con SAP sobre las necesidades y experiencias de los miembros de la asociación, difundir toda información importante relativa al entorno SAP, y promover e impartir cursos de formación entre los asociados.
• Diferencia en tipos de licencias SAP
• Licencias SAP All in One