Compras en SAP

Estamos recibiendo mucho material sobre la gestión de materiales, y creemos que es importante destacar el concepto de compras, para comprender uno de los procesos más importantes en cualquier empresa o unidad organizacional, las compras.

Antes de pasar al proceso en sí, recuerda que puedes leer más sobre SAP MM y su gestión de materiales en nuestra web:

• Artículos sobre la gestión de materiales: SAP MM
• Debates sobre la gestión de materiales en nuestro Foro SAP, etiqueta #sap-mm
• Si quieres ser consultor SAP MM, cómo empezar con SAP MM.

Compras SAP

Compras es un componente de la Gestión de materiales (SAP MM). El módulo SAP MM se integra completamente en los otros módulos del Sistema SAP. Da soporte a todas las fases de gestión de materiales: Planificación de necesidades y control, compras, entrada de mercancías, gestión de stocks y verificación de facturas.

Las tareas del componente MM Compras aparecen indicadas a continuación:

• Aprovisionamiento externo de materiales y servicios
• Determinación de posibles fuentes de aprovisionamiento para una necesidad identificada por el sistema de planificación y control de necesidades o surgida directamente dentro de un área de especialización.
• Supervisión de entregas y pagos a los proveedores

Para que Compras funcione con eficacia, se necesita una buena comunicación entre todos los participantes en el proceso de aprovisionamiento.

Documento de Compras

Un documento de compras es un instrumento utilizado por Compras para el aprovisionamiento de materiales y servicios.

La siguiente lista muestra diferentes documentos de compras disponibles en la versión estándar del Sistema SAP. (Nota: No se incluyen las solicitudes de pedido en esta lista porque se consideran normalmente como documentos internos utilizados en Compras, por lo cual se tratan por separado).

• Petición de Oferta
• Oferta
• Pedido
• Pedido Abierto
• Plan de Entrega

Petición de oferta

Transmite una necesidad definida en una solicitud de material o servicio a proveedores potenciales.

Oferta

Contiene los precios y condiciones del proveedor y constituye la base de la selección de proveedor.

Pedido

La entidad compradora solicita u ordena al proveedor (proveedor externo) el suministro de ciertos materiales o la prestación de ciertos servicios/trabajos, formalizando una operación de compras.

Pedido abierto

En el componente de Compras SAP, una clase de "contrato marco", o un acuerdo de compras a más largo plazo. El pedido abierto es un compromiso vinculante para obtener cierto material o servicio de un proveedor durante un período de tiempo.

Plan de entrega

Otra clase de "contrato marco" o del acuerdo de compra a largo plazo. Los planes de entrega permiten la creación de repartos en los que se especifican cantidades de compra, fechas de entrega y posiblemente también las horas precisas de entrega, durante un período predefinido.

Pedidos de Compras SAP

Cuando se habla de pedidos de compras, en SAP, hacemos referencia al módulo MM, submódulo PUR-PO. También pueden leer sobre el módulo de compras, así: SAP MM-PUR-PO.

Se puede usar el pedido para una serie de motivos de aprovisionamiento. Se pueden aprovisionar materiales para el consumo directo o para el stock. También puede obtener servicios. Además, son posibles las clases de aprovisionamiento especial "subcontratación", "terceros" (refiriéndose a operaciones comerciales triangulares y transporte directo al cliente) y "consignación".

Se pueden utilizar pedidos para cubrir las necesidades utilizando fuentes de aprovisionamiento externas (p. ej. un proveedor proporciona un material o presta un servicio). También se puede utilizar un pedido para proporcionar un material que se necesita en uno de sus centros desde una fuente de aprovisionamiento interna, por ejemplo, desde otro centro. Dichas operaciones implican traslados de mayores distancias. Las actividades siguientes relacionadas con pedidos (como p. ej. el recibo de materiales y facturas) se graban en log, así se permite la supervisión del proceso de aprovisionamiento.

Se pueden utilizar los pedidos para operaciones de aprovisionamiento únicas. Si, por ejemplo, se desea que un proveedor suministre una única vez un material, se crea un pedido. Si se piensa introducir una relación de suministro a más largo plazo con este proveedor, es aconsejable establecer lo que se conoce como contrato marco, ya que, normalmente, éste conlleva condiciones de compra más favorables.

En los intereses de gestión de compras optimizada, se puede redondear la cantidad de pedido durante el tratamiento del pedido, para obtener las máximas ventajas de las condiciones negociadas o para la utilización óptima de las facilidades de transporte existentes.

Debido a que no todos los materiales o servicios que se van a proporcionar justifican el esfuerzo que implica una supervisión individual, se puede crear también un pedido con un período de validez predefinido y ampliado, y un límite de valor. (Puede que desee realizar esta operación al adquirir material de oficina, por ejemplo.) 

La clase de pedido es parecida al "pedido abierto".

En este caso, no se necesita especificar los materiales individuales ni realizar ningún esfuerzo respecto a actividades de entrada de mercancías. También se puede reducir al mínimo la cantidad de trabajo relacionado con la verificación de facturas mediante el empleo de procesos automáticos.

¿Qué es un pedido?

En SAP hablamos de la “necesidad de compra” cuando nos referimos a la solicitud de pedido, que creamos a través de la transacción ME51N, y al pedido de compra, cuando hablamos de un contrato formal con un proveedor., este pedido lo creamos con la transacción ME21N.

Entonces, entendemos por pedido, una instrucción formal que realiza una organización de compras a un proveedor o a un centro para suministrar o proporcionar una cantidad concreta de mercancías o servicios durante o en un período de tiempo concreto.

Un pedido consta de una cabecera del documento y un número de posiciones.

La información que aparece en la cabecera está relacionada con todo el pedido. Por ejemplo, las condiciones de pago y de entrega se definen en la cabecera.

Clases de aprovisionamiento

Para cada posición del documento se define una clase de aprovisionamiento. Existen las siguientes clases de aprovisionamiento:

• Estándar
• Subcontratación
• Consignación
• Traslado
• Servicio externo

La entrega de la cantidad total de material (o la prestación del volumen total de servicios) especificada en una posición de pedido se puede extender durante un cierto período de tiempo en un reparto, que consta de posiciones que indican las cantidades individuales con sus correspondientes fechas de entrega planificadas.

Para posiciones de pedido que van a suministrar subcontratistas, se pueden especificar materiales o componentes de entrada necesarios que se van a proporcionar al subcontratista por conjunto o proceso respecto a cada fecha de entrega estipulada.

Una posición de la clase de aprovisionamiento "servicio externo" contiene un conjunto de especificaciones de servicio. Estas últimas se pueden estructurar jerárquicamente. La vista por totales de dicha estructura jerárquica se presenta en forma de esquema. El esquema comprende un número de niveles, cada uno de los cuales representa un nivel de la jerarquía de servicios. Las cantidades de pedido se presentan en posiciones de servicio, dichas posiciones representan trabajos individuales o actividades. Se especifican los límites de valor en lugar de líneas de servicio o de trabajo que inicialmente no se pueden especificar de modo preciso.

Si se liberan los servicios cubiertos por un pedido abierto existente (se contrata o se rescinde el pedido abierto), la posición de pedido puede contener un límite de valor relacionado con dicho pedido abierto.

Tipos de Pedidos de Compras

Lee más información en el siguiente artículo: “Tipos de pedido de compras en SAP”

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