Estuve leyendo un artículo sin desperdicio sobre una experiencia de un líder de proyectos SAP y cómo llegó a ese cargo, los desafíos que tuvo que enfrentar entre otras cosas.
Empecemos con la experiencia de éste consultor, y cualquier duda la publicas en los comentarios...
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Mi primera implementación de SAP como jefe de proyecto fue en 2002 cuando tenía sólo 6 años de experiencia en IT. Antes de eso, había trabajado como desarrollador, DBA Oracle, Consultor SAP BW y Consultor SAP PP. Hasta ahora, no sé si eso era un acontecimiento afortunado o un desafortunado; Sin embargo, mi entonces director de proyecto renunció y mi empleador obligado a asumir el control como el director de proyecto para que la aplicación. Yo era feliz en mi propio pequeño mundo de Planificación de la Producción, MRP, listas de materiales y procesos integrados de los alrededores; me resistía a asumir el papel de director de proyecto.
Como un novato y "forzado" PM, yo no estaba muy al tanto de muchos aspectos de la gestión de proyectos. Incluso hoy en día, he visto a muchos consultores con experiencia y recursos de alto nivel creen que, Gestión de Proyectos se trata sólo de la coordinación de parte de horas, la facturación y el trabajo como mensajero - pasar la información de / a cliente / de nuestro equipo - sin añadir ningún valor al mensaje . De ninguna manera, en ese momento yo sabía algunas cosas sobre Gestión del Alcance, el análisis de requisitos y no tienen idea acerca de la gestión de costes, gestión de recursos, gestión del tiempo y la gestión de riesgos. Hasta la fecha, creo firmemente que la gestión de riesgos es la parte más crítica de la gestión de proyectos.
A mi favor, aprendí esa lección en mi primer proyecto cuando me vi obligado a trabajar como Gerente de Obras. Un buen día, cuando estábamos discutiendo el trabajo próximo, informé a mi cliente que una funcionalidad particular sobre MRP no está disponible en la versión actual de SAP. Para mi sorpresa (o quizá no), heredé un compromiso que la funcionalidad específica en cuestión es supuestamente disponible en esa versión de SAP. De repente, se plantea riesgos considerables para la suerte del proyecto. No sólo va a afectar el alcance, la línea de tiempo y costo, sino que también afectó a la reputación de la organización. En lo personal, mi capacidad de liderazgo estaba en prueba en mi primer proyecto como director del proyecto.
Recientemente, asistí a una sesión de descubrimiento con un cliente potencial y SAP. El cliente potencial tiene un anticuado 3 rd sistema ERP partido y quieren retirarse de ese sistema para reemplazar con S4HANA en la nube. Una funcionalidad, para el propósito de la discusión, digamos que la planificación de capacidad, es fundamental para que el cliente decida a favor de S4HC. La planificación de la capacidad no es ni por parte de las funcionalidades actuales, ni está en la hoja de ruta S4HC. Es exactamente la misma situación - me enfrentaba en 2002 - que estaba frente a principios de 2017. La única diferencia era que ahora sé cómo manejar esas situaciones.
Para gestionar el riesgo en cualquier ejecución del proyecto, lo que necesitamos saber:
- La metodología de implementación - en nuestro caso vamos a hablar de la metodología ACTIVATE
- La herramienta / software - S4HANA Nube en nuestro caso
- Conocimiento de negocios - en nuestro ejemplo, vamos a considerar el proyecto es implementar "Simplificación de Compra al Pago" y "Plan Acelerado de Producto".
Este artículo no se centra en Activate, Nube S4HANA o cualquier área funcional. Se supone que son muy conscientes de estos temas. Nos centraremos en la gestión de los riesgos y los tipos de riesgos a los que nos podemos encontrar. La aplicación S4HC sigue la metodología SAP Activate. La metodología tiene Discover, Prepare, Explorar, se da cuenta, Implementar y la fase de ejecución. En cada fase del proyecto, un nuevo riesgo inyectará y los riesgos existentes se cerrará.
Obviamente, esto no es nuevo para ninguno de nosotros.Vamos a empezar a buscar en ciertos riesgos durante una fase diferente del proyecto y de una categoría diferente.
Fase Riesgos Categoría de riesgo Descubrir La comprensión del sistema Alcance Requisitos de infraestructura Requisito Preparar Proceso y montaje con "lo que hacemos" Alcance La disponibilidad de las funciones dadas Alcance riesgos relacionados con la base de datos columnares Arquitectura Despliegue sobre la nube Arquitectura Los riesgos relativos a la movilidad Arquitectura Explorar Mejor Práctica montaje en sus procesos de negocio actuales Alcance metodología de migración de datos Migración de datos La falta de comprensión de Metodología ACTIVATE Implementación Seguridad de datos Seguridad Ineficaz Fit-to-Standard reuniones Alcance Ineficaz / La falta de participación en Fit-to-Standard Comunicación Realización Variaciones de perímetro Alcance Desplegar La falta de formación, el aprendizaje o la participación de los usuarios finales Aprendizaje Ejecutar La falta de apoyo continuo reputación
La gestión del riesgo se iniciará a partir fase de descubrimiento del proyecto. A pesar de que estamos lejos de la aplicación, tenemos que crear el registro de riesgos.Es posible que encuentre la cantidad máxima de riesgos durante la fase de Preparación y Explora del proyecto. La gestión del riesgo seguirá los siguientes pasos:
- Planificación de Riesgos - Durante el proceso de planificación, se identifica
- Riesgos,
- Los propietarios de riesgo,
- Las tolerancias de riesgo, y
- Procesos de riesgo
- Evaluación de Riesgos - Durante la fase de evaluación de la gestión de riesgos, se quiere
- Asignar probabilidad, el impacto, la importancia y el tiempo,
- Interdependencias y los límites de confianza,
- Priorizar los riesgos, y
- Analizar las tendencias de riesgo
- Respuesta a los Riesgos - Por último, en esta parte de la gestión de riesgos, se quiere
- Monitorear y comunicar el estado y las tendencias de los riesgos
- Equilibrar el proyecto, y
- Manejo de las opciones de inversión
Planificación del riesgo
Es un proceso de identificación de riesgos y otros factores asociados a la gestión de riesgos. Planificación del riesgo se lleva a cabo durante la fase de definición de la gestión de proyectos. Es durante esta fase donde creamos el Plan de Gestión de Riesgos. Estas son las cuatro actividades principales que realizamos durante la planificación de riesgos.
Identificar los riesgos
Imagínese lo que puede suceder si se olvida de identificar un riesgo crítico, positivo o negativo. Tendrá un impacto en los beneficios económicos del proyecto. Un fuerte proceso de identificación de riesgos es fundamental para el éxito de la gestión de riesgos que a su vez, es fundamental para el éxito del proyecto. Durante este proceso, preparamos muchos documentos como registro de riesgos, Oportunidad / Threat Matrix, la estructura de desglose del riesgo y algunos otros. Todos los riesgos identificados deben ser anotadas en el Registro de Riesgos. Aquí están algunas de las fuentes de donde podemos identificar un riesgo.
- Mira las Supuestos - Hacemos un montón de suposiciones mientras que la construcción del plan del proyecto, definición del alcance, decidiendo el calendario y un hito, la estimación de los costos, y durante varios otros procesos clave y los pasos. Los supuestos son el primer lugar para comenzar con la identificación de los riesgos. También es importante tener en cuenta que la calidad de los riesgos o el número de los riesgos identificados a partir de esta sección es limitada y directamente proporcional a los supuestos mencionados. Durante la fase de descubrimiento de la Metodología ACTIVATE, muchos de estos riesgos pueden ser identificados. Todas las sesiones, reuniones con el cliente potencial le ayudarán a identificar un riesgo.
- La información histórica - Mira la información histórica para identificar el tipo de riesgos y problemas que un proyecto similar enfrentó. Puede que no haya una gran cantidad de información histórica disponible. Por ejemplo, si usted es un cliente de fabricación y en el proceso de implementación de la fabricación S4HC, usted no tiene ninguna información histórica disponible para usted para evaluar los riesgos. En este caso, SAP y el equipo proveedor entrarán en juego. Se le puede proporcionar con su experiencia en la implementación de S4HC Fabricación de otros clientes, asegurando la confidencialidad y se fueron tras otros acuerdos legales.
- Experiencia previa - Organizar sesiones de lluvia de ideas con los directores de pares y de negocios lleva a hablar de su experiencia previa en proyectos similares. La discusión debe permanecer dentro del contexto de la gestión de riesgos. Se le dará una buena cantidad de riesgos, sin embargo, como el director de proyecto, que debe validar los riesgos en el contexto del proyecto actual que se está trabajando.
- El juicio de expertos - calcular Asunto expertos en la materia en esas sesiones de reflexión. Se le ayudará a identificar los riesgos que son relevantes para las áreas funcionales.
- Use herramientas tales como lista de verificación, Estructura de Desglose del Riesgo - También le dará una cantidad sustancial de riesgos válidos.
Identificar los riesgos de Propietarios
Cada riesgo debe tener un propietario identificado. El propietario de un riesgo es el miembro del equipo, responsable de la gestión, seguimiento y control de un riesgo identificado, incluyendo la aplicación de las respuestas seleccionadas. El propietario de un riesgo es identificado en base a los riesgos y el conocimiento requiere llevar a cabo las actividades relacionadas con ese riesgo.
Las responsabilidades del propietario riesgos incluyen pero no se limitan a:
- Gestionar, supervisar y controlar los riesgos.
- Implementar la estrategia de respuesta seleccionado de los riesgos
- Compartir las actualizaciones de estado con el tablero de respuesta al riesgo, Gerente de Proyectos y PMO
- Propietario puede proporcionar una entrada, sugerencias para la mejora de marco de riesgo
- Propietario riesgo puede desempeñar un papel decisivo en el establecimiento de la política de riesgos, tolerancias, y los procesos
Identificar las tolerancias al riesgo
La tolerancia al riesgo es el grado de variabilidad en la inversión devuelve que una organización está dispuesta a soportar. Como jefe de proyecto del cliente, es muy importante que usted entienda la tolerancia al riesgo de la organización. Por otra parte, si el nivel de tolerancia a nivel de proyecto puede ser diferente que la tolerancia de la organización a continuación, es necesario tener la aceptación por parte de la gestión de la organización y los ejecutivos.
Identificar los procesos de riesgo
Como parte de la planificación de la gestión de riesgos, es importante que usted sepa y entienda los procesos de riesgo. Además, se utilizarán no todos los procesos para su proyecto. Identificar aquellos procesos que crees que va a necesitar para el proyecto, asegurar que el proceso funcione para su organización, tiene una documentación completa y su equipo se educa sobre el proceso.
Evaluación de riesgos
La evaluación de riesgos es analizar un determinado riesgo, cualitativa o cuantitativamente, para estimar la amenaza relacionada con una situación bien definida. Sobre la base de la evaluación, el riesgo puede ser manejado de muchas maneras posibles. Estos se identifican en la sección "Respuesta a los Riesgos".
Asignar Probabilidad, Impacto, Importancia y temporizadores
Como una parte importante de la Gestión de Riesgos, el dueño de riesgo asigna la probabilidad de ocurrencia y el impacto del riesgo en caso de que se produce el riesgo.
Todos sabemos que para cada riesgo, identificamos y asignamos una categoría para ese riesgo. La "importancia" define la importancia de esa categoría. Hay ciertas categorías que son más importantes para el proyecto que otros. Un ejemplo de ello es el de "riesgo financiero". Para un determinado proyecto, "Riesgos Financieros" tendrá más importancia de la "Línea de tiempo" riesgos relacionados. Sin embargo, para el lanzamiento de un producto, compitiendo contra un lanzamiento similar a partir de un concurso, "Línea de tiempo" relacionada con los riesgos serían más importante que la "financiera".
Además, un riesgo relacionado alcance se produce en el comienzo de la aplicación tendrá menos impacto en comparación con el mismo riesgo se produce en el medio o al final de la aplicación. Por lo tanto, es importante identificar el momento en que el riesgo. Lo que también significa es que tenemos que evaluar los riesgos a una frecuencia dada y asignar la probabilidad, impacto, importancia, y el momento de cada riesgo.
Analizar las interdependencias e identificar los límites de confianza
La interdependencia es la relación entre el riesgo y el tipo de riesgo. Tipo de riesgo también se conoce como categoría de riesgo.
En general, estos son los tipos de riesgos:
- Los riesgos estratégicos
- Los riesgos de cumplimiento
- Los riesgos operacionales
- Los riesgos financieros
- Los riesgos de reputación
Límite de confianza es el nivel de garantía de la medida de riesgo y rendimiento.
Priorizar Riesgo
Los riesgos se registran en el registro de riesgos en función de su prioridad. En general, los riesgos son priorizados dentro de la categoría dada. En algunos casos, también se puede dar prioridad a los riesgos a través de la implementación. Sin embargo, los riesgos siempre se priorizan en base a la probabilidad de ocurrencia y el impacto de ese riesgo.
Analizar las tendencias de riesgo
Como parte del análisis continuo, analizamos los riesgos a una frecuencia regular; Si es necesario que vuelvan a asumir la probabilidad, impacto, importancia, el momento, la categoría, límite de confianza, prioridad o cualquier otro parámetro.
Respuesta a los riesgos
Hasta el momento, se han identificado y priorizar los riesgos. Sin embargo, eso no es suficiente. Tenemos que saber exactamente qué hacer en caso de que el riesgo de ser real. Tenemos que detalle las estrategias de respuesta para cada riesgo. Hay varias maneras de responder a un riesgo.
Son:
- La evitación - es una forma de eliminar la actividad que puede exponer el activo de la organización a un impacto negativo.
- Prevención - es aplicar el proceso y las técnicas que evitará el riesgo de
- Mitigación - implica la creación de un plan que le ayudará a reducir, eliminar o gestionar el riesgo dentro de un límite aceptable.
- Retención - es una estrategia para retener el riesgo en el que el coste del riesgo es menor en comparación con el costo de mitigar el riesgo.
- Transferencia - es una estrategia para pasar el riesgo a la tercera parte.
El detalle de las estrategias antes mencionadas está más allá del alcance de este blog sin embargo es importante que usted sepa la definición de éstos.
Supervisar la situación y tendencias
Como parte de la estrategia de respuesta al riesgo, es necesario supervisar el estado y las tendencias de los datos de rendimiento. Se comparan los datos de los resultados anteriores y el rendimiento actual, las tendencias recientes, y compara los cambios recientes en el proyecto. Como jefe de proyecto, es necesario comprender estas tendencias para identificar el punto de disparo para una aplicación determinada. Esta situación y las tendencias deben ser comunicados a los propietarios de los riesgos para que puedan avanzar en el análisis.
Equilibrar el proyecto
En caso de cualquier desviación debida a la gestión de riesgos o en cualquier otro escenario, se utilizan métodos de reequilibrio para llevar el proyecto realineado con las estrategias de organización.
Manejo de las opciones de inversión
Hay varias herramientas de opciones de inversión, algunos de ellos son
- análisis de compensaciones - determinará el efecto de cambiar uno o más parámetros del proyecto.
- Mercado-recompensa variabilidad - analiza el efecto de un cambio en los precios y la previsión de ventas en el propio proyecto.
- Presupuesto de la variabilidad - analiza el efecto de cambiar el proyecto en sí.
- la variabilidad del rendimiento - analiza el desempeño del proyecto.
- exigencia del mercado variabilidad - analiza el cambio en las necesidades del mercado en relación con el proyecto.
- Tiempo de salida al mercado de la variabilidad - que determina el efecto de la velocidad de proyecto.
