SAP FM vs. SAP CO (2da parte)

Este artículo es la segunda parte donde continuamos describiendo los beneficios que tiene SAP FM por sobre SAP CO, y ampliaremos qué ofrece SAP CO que no tenga SAP FM... como dijimos en la primer parte sobre esta comparación, ambos módulos deben complementarse en la gestión empresarial del presupuesto. 

Si te has perdido la primer parte, dale una leída: SAP FM versus SAP CO.

Recapitulemos un poco...

SAP FM vs. SAP CO

Beneficios que ofrece SAP FM por sobre SAP CO

• Actualización simultánea de cuentas (explicado en la primer parte)
• Cash View (explicado en la primer parte)
• Varios presupuestos
• Procedimientos especiales de fin de año
• Presupuesto
• Control de disponibilidad
• Flexibilidad de actualización
• Libro mayor presupuestario
• Ingresos Aumento del presupuesto

Varios presupuestos

La administración de fondos puede actualizar varios "ledgers" simultáneamente. Esto es necesario en muchos países donde se requiere un presupuesto de efectivo y de compromiso. Como los presupuestos de efectivo suelen ser dados para los actuales presupuestos de uno o dos años, este mecanismo permite presupuestar contratos a largo plazo donde las inversiones suelen influir en el flujo de caja del año futuro. Sin una construcción presupuestaria de este tipo, los gobiernos podrían comprometerse hoy con más contratos a largo plazo de los que podrían pagar en los próximos años. FM permite definir presupuestos de compromiso para un determinado año con la definición de varios años de flujo de caja.

Procedimientos especiales de fin de año

Dentro de esos presupuestos, los gobiernos o las empresas privadas a menudo tienen procedimientos especiales cuando se trata de procesamiento de fin de año: ¿Qué sucede con las obligaciones de las solicitudes de compra, órdenes, etc. al final del año? ¿Se llevan adelante en el próximo año? Qué pasa con el presupuesto que se ha reservado para tales documentos de compromiso? El mecanismo de retraso también puede considerar un tratamiento especial para facturas abiertas y no pagadas. FM ofrece un marco configurable para controlar el comportamiento de fin de año de los diferentes documentos reales, de compromiso y de presupuesto.

Presupuesto

A diferencia del sector corporativo, los documentos presupuestarios son documentos legales, que pueden requerir un estricto control, aprobación y documentación para actualizaciones presupuestarias, a menudo aquí interviene el "directorio" de las empresas. Como tal, SAP FM ofrece un concepto de documento presupuestario completamente diferente al que ofrece SAP CO. Aunque no suele ser necesario, en teoría también puede publicar documentos de presupuesto FM simultáneamente a toda la asignación de cuentas disponible y como tal presupuesto puede definirse en toda la organización.

Control de disponibilidad

En FM es posible configurar varios niveles de control de disponibilidad. Por ejemplo, puedes definir que en un nivel inferior un responsable que recibe correo electrónico cuando su presupuesto se consume hasta un 80%, y en un nivel superior un responsable puede recibir un correo electrónico cuando el presupuesto combinado entre varios centros se consume hasta un 90%. Es posible configurar varios ledgers de control de disponibilidad si es necesario incluso en diferentes asignaciones de cuentas, por ejemplo, en el centro de fondos por un lado y el programa financiado por otro lado.

Flexibilidad de actualización

Mientras que CO normalmente actualiza los costos cuando ocurren y los compromisos cuando el costo pronosticado ocurrirá, FM permite más flexibilidad. Por ejemplo, puedes controlar si una orden de compra se actualiza con una fecha de contabilización, fecha de entrega o bien, por factura. Dichos controles pueden establecerse por separado para el presupuesto de pago y de compromiso. En cuanto a la situación jurídica de un documento presupuestario, también lo que hacen algunas empresas es definir el estado del presupuesto de consumo de un compromiso. Ellos consideran el consumo presupuestario de una orden de compra como un documento que puede ser revertido pero no cambiado, de lo contrario un informe de cierre del período presupuestario cambiaría retrospectivamente. FM puede proporcionar una vista de este tipo para el documento de compromiso mediante el seguimiento de la carga de base de período.

Libro mayor presupuestario

Algunas organizaciones del sector público (o privado) incluso van un paso más allá y mandan el ciclo presupuestario completo en la contabilidad general. Por esta razón, FM ha introducido el llamado libro presupuestario. Cada cambio en el presupuesto, el compromiso, la factura y el pago se contabilizan en un libro separado. Este mecanismo proporciona por ejemplo al Gobierno Federal de los EE.UU. la capacidad de consolidar informe a través de muchos departamentos en un plan de cuenta estándar.

Ingresos Aumento del presupuesto

En algunas jurisdicciones, el gobierno administra algunas entidades secundarias tales como fondos públicos, como centros de beneficio y ha permitido a estas entidades gastar más presupuesto en caso de mayores ingresos. Tales arreglos pueden ser modelados en la Gestión de Fondos con Presupuestos de Incremento de Ingresos.

Por lo tanto, si su empresa (ya sea pública o privada) requiere cualquiera de estas funcionalidades hoy o en el futuro, FM es claramente la herramienta que tendrás que elegir. Y viceversa, si no tienes necesidad de estas funciones tal vez SAP CO sea suficiente en tu empresa. Para concluir, también es importante definir lo que SAP CO ofrece sobre la gestión de fondos, es decir, sobre SAP FM.

Qué ofrece Controlling (CO) sobre la gestión de fondos (FM)

A diferencia de CO, FM no ofrece ninguna cantidad, cifras estadísticas o precios de producto / servicio. Como tal FM no tiene la capacidad de asignar o transferir costos o costos planeados basados en cantidades, precios o saldos de cuentas. FM no conoce costos fijos o variables y no ofrece ninguna función de proyecto (por ejemplo, costos del trazado de piedra por kilómetros). Cualquiera de estas funciones debe ser satisfecha en CO e integrarse en FM para saber cuánto dinero sale del presupuesto financiero. Una vez más, debe quedar claro que los dos módulos deben complementarse entre sí.

Y finalmente, a través de S/4 HANA, ambos módulos no sólo se beneficiarán enormemente de la nueva experiencia de usuario con SAP FIORI y ganarán rendimiento, velocidad y flexibilidad a través de la simplificación del modelo de datos, sino que también se reconciliarán a través del "universal ledger".

Aprender más

En nuestro próximo artículo publicaré la diferencia entre CAPEX y OPEX, que son dos formas de ver los costos, y cómo las empresas tratan ambos costos a través de las soluciones SAP disponibles.

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