Herramientas de productividad

Muchas veces estamos sometidos a recibir y procesar grandes cantidades de información laboral, en la mayoría de los casos anotamos esa cantidad de actividades en un bloc de notas o una agenda con el propósito de no olvidar nada.

¿Pero trabajar de esta manera es eficiente en la actualidad?

Con la ayuda de ciertos servicios podremos manejar múltiples actividades, incluso trabajando en conjunto con otros miembros de un equipo de trabajo.

Control de tareas

1. Trello

Es un servicio online que permite el trabajo de forma colaborativa mediante tableros, los cuales se organizan por columnas que representan distintos estados. Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que transitan por diferentes listas en función de su estado, podemos asignarles estas tarjetas a distintos usuarios y agregarle fechas de vencimiento entre otras cosas. También podemos usarlo para nuestro dia a dia o para el trabajo, incluso podemos adaptar las columnas al Método GTD (Getting Things Done) para ser más productivos.

Un ejemplo sencillo (relacionado con SAP) para entender el método Kanba es imaginar que una tarea es una orden de transporte y en nuestro tablero tenemos tres columnas:

• Desarrollo
• Calidad
• Productivo

La tarea inicia en Desarrollo, una vez lista la arrastramos a la siguiente columna, la cual es Calidad, realizamos lo concerniente a esta etapa y al finalizar la movemos a la última columna la cual es Productivo, así vemos el flujo de esta actividad por el tablero de una manera visual y cómoda.

2. Asana

Asana al igual que Trello es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas, desarrollada por el co-fundador de Facebook Dustin Moskovitz su principal menta es facilitar a las personas y a los equipos la planificación y la gestión de sus proyectos y tareas. Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo contienen proyectos y los proyectos contienen tareas.

Asana comenzó creando listas de tareas con la opción de categorizarlas mediante secciones, pero a finales del 2016 habilitaron la vista de tablero para trabajar con el método Kanban.

Control del tiempo

1. Toggl

Cuando trabajas como consultor ya sea freelance o trabajando en un partner de SAP es importante medir el tiempo que se invierte en un cliente. La función de Toggl es realmente sencilla, se encarga de medir el tiempo exacto que dedicas a cada tarea, proyecto y cliente. Permite generar reportes fácilmente filtrados por fecha, proyecto, clientes y tags creadas por ti. Siguiendo el tema de servicios colaborativos, Toggl también permite el trabajo colaborativo para saber el tiempo invertido por cada miembro del equipo. En su versión paga puedes configurar precios dependiendo del tag asignado a una actividad para así generar un reporte con costos integrado.

2. Técnica Pomodoro

Si la verdad esto no es un servicio como los nombrado anteriormente, sino más bien, una técnica utilizada para mejorar nuestro rendimiento ya que un estudio demostró que realizar una misma actividad por largos periodos de tiempo puede llegar a ser contra producente, lo cual generaría errores por falta de atención.

Sabiendo esto, ¿cómo utilizamos esta técnica?

1. Planificamos la tarea a realizar
2. Ajusta el temporizador en 25 minutos
   (y lo dejamos a la vista de forma que siempre puedas ver el tiempo que queda)
3. Trabajamos evitando cualquier tipo de distracción o interrupción. 
4. Una vez terminado los 25 minutos, tomamos una pausa breve de 5 min
   (No puedes seguir trabajando aunque falte poco) 
5. Un "Pomodoro" equivale a 25min + 5 min, una vez terminado este ciclo marca la tarea con una "X"
6. Cada cuatro "Pomodoro" o "X" debes tomar un descanso largo, aproximadamente de 15 a 20 minutos. 
7. Una vez terminada la tarea se reinician el conteo de "Pomodoro" o "X"

¿Por qué es tan importante el uso de descanso de 5min y 20min?

El desarrollador de esta técnica Francesco Cirillo explica la idea de que las pausas frecuentes ayudan a mejorar la agilidad mental y ayuda a que el cerebro se reorganice y se relaje, de modo que esté fresco para la próxima tanda de pomodoros.

Existen gran variedad de aplicaciones para el uso de esta técnica, tanto para Windows, Mac, Linux como para iOS, Windows Phone y Android.

También hay WebApps como:

• TomatoID
• Pomodoro-Tracker
• Tomato.es
• Tomato-Timer

Comunicación con tu equipo de trabajo

Uno siempre piensa en servicios como el clásico correo electrónico, o quizás Skype o Hangout para la comunicación entre equipos de trabajo, pero ¿realmente son óptimos? La verdad es que cada uno tiene su función y actualmente existen aplicaciones que optimizan las comunicaciones entre grandes grupos de trabajo en tiempo real.

1. Slack

Slack es una de esas aplicaciones que salen de la nada y en cuestión de horas son famosas, para ser exactos, en las primeras 24 horas de su lanzamiento ya contaba con 8000 clientes. ¿Pero que tiene esta aplicación de maravillosa? la respuesta es la innovación en el paradigma conservador de la comunicación dentro de una empresa. En pocas palabras, cambiaron el uso del correo electrónico por un Chat multi-canal administrable para la comunicación en tiempo real.

¿Optimo? la respuesta es sí, aunque suene poco productivo el usar un chat dentro de una empresa, termina siendo más practico que el correo electrónico (mientras sea usado solamente de manera interna). Recordando que la velocidad del tiempo de respuesta es un tema importante al momento de hablar de productividad.

Veamos 2 ejemplos:

• Primero: Cuando un correo tiene muchos remitentes y una traza larga un contacto puede elegir por error un correo anterior y crear una desviación de la conversación, omitiendo así respuestas y desvirtuando el tema.
• Segundo: En caso de una empresa que tenga varios departamento como Administración, Procura, Ventas, Recursos Humanos, etc. se pueden crear salas de chat como #general, #admon, #procura, #ventas, #rrhh las cuales estarán limitadas por usuario. Si un supervisor solicita una información al Dpto. de Administración solo debe ir a la sala de #admon y consultar sobre el caso de su interés y el usuario con la información puede entregarla. Así el equipo quedara informado.

Adicionalmente existen mensajes directos entre usuarios e integración con servicios como: Google Drive, Dropbox, Heroku, Crashlytics, GitHub, Trello, Zendesk, aparte de otros 50 servicios.

2. HipChat

El concepto de HipChat es muy parecido al de Slack, ambos son chats corporativos, pero ¿en qué se diferencian? La mayor diferencia es la capacidad del historial y cantidad de servicios. HipChat se vio en la necesidad de expandir la cantidad de recursos para sus cuentas gratuitas bajo la presión que ejerce Slack en el mercado.

Mención honorifica

G-Suite

La verdad es que no pensé en ponerlo en la lista por la gran variedad de productos, pero si podemos nombrar sus mejores productos para mejorar la producción.

Inbox

Es la propuesta de Google para crear un correo inteligente, cambia el concepto del correo tradicional a ver cada correo como una tarea la cual puede ser anclada, categorizada y completada.

Calendar

Una app para usar en el día a día para manejar reuniones y recordatorios, en mi caso personal la tengo integrada con mi escritorio (Linux y Windows 10) para recibir notificaciones y evitar pasar por alto alguna fecha o evento importante.

Drive

Este servicio no puede faltar en ningún equipo, dando la opción de 15GB de manera gratuita es perfecto para compartir archivos pesados o gran cantidad de archivos entre un equipo de trabajo.

Keep

Todos nos sentimos cómodos usando alguna app de post it (notas) y que mejor un servicio sincronizado por parte de Google, su uso es bastante sencillo y maneja una opción para compartir tus notas con tus contactos.

Document, Spreadsheets y Presentation

Un equipo completo de herramientas ofimáticas, la mayor ventaja es el trabajo simultaneo capaz de manejar varios usuarios editando un documento en tiempo real.

Hangout

De ultimo pero no menos importante, está la herramienta de mensajería de Google, su mayor fuerte son las conferencias multi-usuarios, transmisión en vivo y la capacidad de compartir pantalla.

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¿Que otro servicio usas para ser más productivo?