Borrar posición de pedido luego de entrada del material y recepción de factura

Leyendo el problema que publicaron hace un buen tiempo en MundoSAP, donde nadie pudo darle una respuesta convincente, me puse a hacer unas pruebas porque estoy con unos nuevos procesos de logística de compras en el ERP SAP, y me llamó la atención esta consulta:

Hola a todos, tengo el siguiente inconveniente, hemos creado un pedido y se le ha realizado la entrada y la factura, luego el comprador se percato de que había cometido un error, por ello procedió a eliminar la posición del pedido a la cual ya se la habían generado los documentos posteriores, reverse el borrado y lo ejecute nuevamente a ver si el sistema generaba un mensaje de advertencia pero no genera nada, permite el borrado como si nada.

Como puedo realizar esa validación?, es decir, no permitir que se borre una posición que ya tiene una entrada. ¿En que me afecta que se borre una posición luego de que se le generaran documentos posteriores?

Proceso logístico de compras en SAP ECC

Hagamos un breve repaso al proceso de compras en el ERP SAP. 

Por lo general, en la mayoría de las empresas, se crea una solicitud de pedido (solped, vía ME51N), se hace una petición de oferta a varios proveedores, se selecciona uno, se crea una orden de compra (con una o varias posiciones, vía ME21N) donde se detalla lo que se va a comprar, cantidad y precio ofertado (y acordado) con el proveedor. Luego dependiendo si es un servicio, habrá aceptación del mismo, mediante transacción ML81N, o bien si es un material, se "recepciona" a través de transacción MIGO. Ambas transacciones dan como resultado un "remito" que debería coincidir con el remito que trajo el transporte (en caso de la mercadería). Cuando el proveedor nos envíe la factura, en la empresa cargaremos esa factura por la cantidad y precio facturado, esto es a través de la transacción MIRO. Hasta aquí el flujo de procesos logísticos concluye.

Resumiendo, y a modo de repaso de transacciones:

• ME51N = Solicitud de Pedido
• ME21N = Orden de Compra (o Pedido)
• ML81N = Recepción del servicio (Entrada de servicio, o HES)
• MIGO = Recepción del material (Entrada del material)
• MIRO = Recepción de la factura del proveedor

El escenario de borrar una posición de la orden de compra

Cuando en logística de compras, es decir, el departamento de compras decidió crear una orden de compra, y luego de que ese documento creó otros en su flujo, ya sea recepción del servicio o materiales, para esa posición no podrá modificarla, ni marcarla para borrado, siempre y cuando la posición aún espere más materiales, o bien la recepción de la factura.

Es decir, mientras el proceso de compras no haya concluído, no se podrá marcar para borrada la posición, ya que hay documentos generados a partir de dicha posición, y que usan los datos de dicha posición.

Distinto es si decimos que la MIGO se anula, con dicha anulación se anula también el movimiento contable, y en esta situación si será posible anular la posición marcandola con el cesto de basura.

Comportamiento estándar del ERP SAP Compras (SAP MM)

Llama la atención a los gerentes de logística, que si el pedido tiene recepción de materiales/servicios, y además tiene también recepción de la factura para la posición, digamos que ha concluido la totalidad de las unidades esperadas y facturadas, SAP permite que el usuario de compras marque la posición y la borre. Ésto NO emite mensaje de advertencia, ni mensaje de error. ¿Por qué? 

SAP indica que es posible realizar la anulación ya que el procedimiento logístico ha concluído, y de esa forma la posición queda "marcada para borrar" en el sentido de que la empresa ya no espera que el proveedor le tenga que enviar esos materiales, y la empresa no tendrá que pagar nada más por esa posición (ya ha hecho todo ésto).

Por otro lado, el "cesto de basura" en las posiciones concluídas es un pre-requisito de Archiving. Proceso de SAP para "archivar" documentos. Y SAP advierte que si los usuarios del ERP desean por algún medio evitar que el personal de compras marque las posiciones para borrado, podría traer problemas a futuro cuando se usen los procedimientos de archiving.

Cómo restringir a compras que marque la posición como borrada

Si aún entendiendo las advertencias de SAP expuestas en los párrafos anteriores, en tu empresa desean limitar y restringir que personal de compras marque con el cesto de basura las posiciones que están concluídas, debes acudir a una extensión de la solución estándar (es decir, sales del estándar) y aplicar la siguiente BADI con ayuda de un desarrollador ABAP: ME_PROCESS_PO_CUST o bien, puedes usar el EXIT: EXIT_SAPMM06E_017

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