FI-FM o PSM-FM o CO para control de presupuesto

Buenas Tardes, actualmente estamos en la búsqueda de una solución para un cliente que maneja su presupuesto en SAP CO.

El mismo, no tiene la capacidad de realizar controles de presupuesto, debido a que entiendo que CO, solo puede mantener un presupuesto y sus versiones, pero no realizar validaciones al momento en que se está realizando por ejemplo una SolPed o una PO.

El cliente desea que de manera STANDARD, el sistema sea capaz de dos cosas:

1. Validar si se tiene presupuesto cuando se realiza una SolPed, y evitar el grabado de la misma en casos de que no. Obviamente desean manejar tolerancia.
2. En el caso de que haya presupuesto, se desea colocar un flujo de aprobación que le permita tanto al jefe de departamento que realice la compra, como a otras áreas de gestión, validar si la compras debe ser permitida o no.

Dentro de las opciones de solución tenemos:
1. SAP FI-FM: Entiendo que es un Sub-Módulo de FI. Dentro de las investigaciones realizadas:
Pros: Validación estandar del presupuesto al hacer compras, manejo del presupuesto estandar.
Contras: Es excesivamente detallista, lo cual lleva a problemas operativos. Al tener ya SAP instalado y funcionando, habría que entender las implicaciones en partidas viejas. Como el presupuesto ya está en CO, se necesita una migración de presupuesto a FM, para que mantenga la data maestra, y luego ir copiándolo anualmente a CO para el tema de reportes requeridos por el cliente.

2. SAP PSM-FM: No se si es algo distinto a FI-FM, por lo que me gustaría entenderlo. Si es distinto, cuál sería la diferencia.

3. PS-FM: Entiendo que Proyect System, es capaz de manejar presupuesto y controlarlo, pero solo es para proyectos, y no para la contabilidad anual de una empresa, por lo que creo que no aplica. Cierto?

4. Mantener el presupuesto en CO y controlarlo en las compras a través de programas Z. En realidad no es tanto una opción, porque incluye Z para la validación del presupuesto al grabar una solped, y Workflows para las aprobaciones de las compras que se necesitan.

Espero que puedan ayudarnos.

Saludos

Hola A*, gracias por tu consulta.
Pasaré a responderte de acuerdo al relevamiento de la necesidad puntual de tu empresa:

Cita:El mismo, no tiene la capacidad de realizar controles de presupuesto, debido a que entiendo que CO, solo puede mantener un presupuesto y sus versiones, pero no realizar validaciones al momento en que se está realizando por ejemplo una SolPed o una PO.

Si usan CO para presupuestos, entonces limitamos el presupuesto solo para gastos operativos a nivel de costos, ¿verdad?

Para lo único que quisieran validar presupuesto ANTES de las operaciones sería para operaciones de MM ? (solped, oc, etc)

Esta pregunta es muy importante que la respondan...

Opciones bajo análisis:

1. SAP FI-FM o SAP Fund Management: es el módulo de control presupuestario por excelencia, una solución de industria para el sector público que viene tomando mucha importancia entre el sector privado por que es una herramienta muy buena si quieres tener control presupuestario estándar y bien a detalle. Como bien indicas, forma parte de la app SAP FI, es un sub-módulo, y por defecto viene desactivado en la implementación de la app SAP FI.
2. SAP PSM-FM o SAP Public Sector Management, es el nombre técnico del componente con el cual SAP define a SAP FM. Es lo mismo que decir SAP FI-FM, SAP FM, SAP FM/BCS. En forma técnica, es quien los agrupa. PSM-FM es el módulo.
3. SAP PS-FM; así decir PS-FM nunca lo he leído, deben estar hablando de SAP PS (Project System) y FM (fund management) en conjunto, son dos herramientas muy potentes, una para la gestión de proyectos, y el otro ya hablamos en el punto 1. Debo destacar aquí, que SAP PS tiene control presupuestario para órdenes PEP de forma análoga al control presupuestario que SAP CO hace para las órdenes de costos.
4. Manener el presupuesto CO, y complementar una validación Zeta.
   Yo como consultor SAP no recomiendo crear "moustritos" Zeta, porque es comprarse problemas en el futuro cuando haya que hacer upgrade, o bien si hay problemas con otras operaciones estándares y se originaron con el Zeta, SAP deja de dar soporte oficial. Por supuesto que ésta es una decisión que tendrá que tomar el cliente, de acuerdo a su necesidad puntual.

Qué haría yo:

Implementaría SAP FM (BCS)

SAP FM como lo expliqué en el punto 1, es el módulo por excelencia para controlar el presupuesto.

Como bien indicas en tu primer mensaje, es un módulo muy detallista. Una vez activado toma control de TODAS las operaciones que realice SAP siempre y cuando estén en su alcance como módulo (depende de parametría). Tiene tolerancia, permite control blando, estricto o bien ausente (permitiendo deficits presupuestarios). Y otras funciones que si me pongo a escribir aquí todo, no termino más.

Si te responderé a las contras que mencionas, así te dejo más tranquilo:

Cita:Contras: Es excesivamente detallista, lo cual lleva a problemas operativos. Al tener ya SAP instalado y funcionando, habría que entender las implicaciones en partidas viejas. Como el presupuesto ya está en CO, se necesita una migración de presupuesto a FM, para que mantenga la data maestra, y luego ir copiándolo anualmente a CO para el tema de reportes requeridos por el cliente.

Que sea detallista no es una contra, es un beneficio... una oportunidad de controlar cualquier erogación de fondos que se produzca en la empresa, y saber dónde se va el dinero. Cualquier responsable de presupuestos sabrá que ésto es ORO 

Al tener SAP instalado y funcionando, es mejor, ya que saben con detalle qué operaciones hace la empresa, y cómo quieren controlar (o no) el presupuesto para cada operación. Yo he estado en ambos escenarios, implementando en empresa que arranca desde cero, e implementando en empresa que ya corría SAP, y es más simple lo 2do. 

El presupuesto en CO se copia, SAP FM sabe que las empresas manejan presupuesto en CO, tiene programa estandar para copiarlo y adaptarlo a FM. Ésto dependerá de tu consultor FM, no es complicado. 

Creo que te he respondido a todas las dudas...

Mi única pregunta clave es: ¿Realmente quieren controlar el presupuesto sólo en el flujo de documentos Solped-OC ?

Aguardo tu respuestas, y lo que se te ocurra, por favor... FM es como mi especialidad

Saludos!!!

* * *

Hola SidV,

Muchas Gracias por tu pronta respuesta, ha sido de mucha utilidad.

Aquí mis puntos:

(07-01-2015, 07:33 PM)SidV escribió: Si usan CO para presupuestos, entonces limitamos el presupuesto solo para gastos operativos a nivel de costos, ¿verdad? 

Si, actualmente solo para gastos operativos. En un futuro se incluiran otros seguramente, cuando comiencen a ser manejados en SAP.

(07-01-2015, 07:33 PM)SidV escribió: Para lo único que quisieran validar presupuesto ANTES de las operaciones sería para operaciones de MM ? (solped, oc, etc)
Esta pregunta es muy importante que la respondan... 

Qué otras operaciones se podrían validar con FM? Actualmente ellos tienen 40% de las compras a través de MM y 60% a traves de imputaciones directas en FI. Cosa que hay que mejorar ...

Al fin me queda claro FI-FM, PSM-FM, FM-BCS! Me había encontrado en foros preguntas como: Diferencias entre FI-FM y PSM-FM. El caso de PS (Proyect System), no aplica, lo sabía de un principio, pero dentro de la investigación lo tomé ya que controla presupuesto.

Tú comentas:

(07-01-2015, 07:33 PM)SidV escribió: Una vez activado toma control de TODAS las operaciones que realice SAP siempre y cuando estén en su alcance como módulo (depende de parametría)

1. Qué son TODAS?
2. Qué tan parametrizable es en cuanto a desactivar o no controles al momento de implementarlos?

Si es muy largo, tal vez indícame donde me puedo informar mejor acerca de con qué puedo jugar para activar o desactivar controles.

(07-01-2015, 07:33 PM)SidV escribió: Que sea detallista no es una contra, es un beneficio...

Me parece que es cierto, pero depende de quién lo mira. Si le preguntas al jefe de presupuesto, te va a decir que si. Si le preguntas al operativo o al que tiene que mantener el presupuesto, te va a decir que es demasiado detallista, no?

(07-01-2015, 07:33 PM)SidV escribió: 

Al tener SAP instalado y funcionando, es mejor, ya que saben con detalle qué operaciones hace la empresa, y cómo quieren controlar (o no) el presupuesto para cada operación. Yo he estado en ambos escenarios, implementando en empresa que arranca desde cero, e implementando en empresa que ya corría SAP, y es más simple lo 2do. 

No es un problema el tema de que existan partidas antiguas en las que haya que que ver a que presupuesto imputan? Dentro de lo que se me ocurre, porque pienso que pueden haber otras implicaciones. Tal vez tu lo vez más fácil que yo.

(07-01-2015, 07:33 PM)SidV escribió: El presupuesto en CO se copia, SAP FM sabe que las empresas manejan presupuesto en CO, tiene programa estandar para copiarlo y adaptarlo a FM. Ésto dependerá de tu consultor FM, no es complicado. 

Pensaba que era más complicado. Que bueno saber que hay funcionalidad estandar. La forma en que se hace entonces es que no se toca el proceso actual de carga de presupuesto anual en CO, si no que cuando se cargue se importa a FM y listo? Si hay un cambio en CO semestral o trimestral, se actualiza en FM luego?

(07-01-2015, 07:33 PM)SidV escribió: Mi única pregunta clave es: ¿Realmente quieren controlar el presupuesto sólo en el flujo de documentos Solped-OC ?

El personal compra indiscriminadamente con la aprobación de su supervisor, tengan o no tengan presupuesto. Por lo que pienso que si es necesario validarlo. Adicionalmente, aunque su supervisor diga que si, y si tengan presupuesto, se quiere validar por workflow estandar, si en realidad las compras tienen sentido.

Muchas Gracias Por todo!




Saludos!!

***

Vamos por partes!

(08-01-2015, 01:51 PM)AR escribió: Qué otras operaciones se podrían validar con FM? Actualmente ellos tienen 40% de las compras a través de MM y 60% a traves de imputaciones directas en FI. Cosa que hay que mejorar ...

Al ser FM parte del app FI, todo lo que crea documento financiero puede ser "agarrado" (por asi llamarle) por FM.

Así que tienes otras operaciones para captar, operaciones de FI, operaciones de CO, operaciones de RH, operaciones de PM, PS, MM, SD, en fin, todo lo que haga el ERP (dependerá de qué módulos tenga tu empresa habilitados), podrá ser tomado por el control presupuestario (y no solo limitado a gastos, tb hay presupuesto de ingresos).

Hay operaciones que alimentan al presupuesto. Ej, los clientes... cuando cobras a traves de SD, puedes configurar para que el dinero "alimente" ciertos fondos presupuestarios.

(08-01-2015, 01:51 PM)AR escribió: 1. Qué son TODAS?
2. Qué tan parametrizable es en cuanto a desactivar o no controles al momento de implementarlos?

Si es muy largo, tal vez indícame donde me puedo informar mejor acerca de con qué puedo jugar para activar o desactivar controles.

1) Nose, dependerá del modelo que quieras aplicar. Hay modelos presupuestarios muy detallados que toman cuanta operación se realice en SAP y crean un documento FM para controlar el presupuesto. De acuerdo a la parametría puede que no haya control via alerta, (que detenga la operación) pero despues los analistas de presupuesto podrán determinar porqué consumieron x presupuesto. Eso depende mucho de lo que quiera el cliente.

2) El modulo es muy parametrizable, es más lo más importante en su implementación es que el consultor FM sepa bien qué desea el cliente, y sepa a la perfección cómo operará FM para cada operación. Es un modulo complejo, requiere de muchas pruebas antes de salir en productivo (ojo, yo aconsejo ésto... he visto gente que lo implementa en 1 mes... y despues anda llorando).

(08-01-2015, 01:51 PM)AR escribió: Me parece que es cierto, pero depende de quién lo mira. Si le preguntas al jefe de presupuesto, te va a decir que si. Si le preguntas al operativo o al que tiene que mantener el presupuesto, te va a decir que es demasiado detallista, no?

No, no estoy de acuerdo...

Al jefe de presupuesto le encantará, y al operativo de presupuesto le debería encantar también.

En las empresas que usan SAP, la mayoría ya tiene una cultura de "visión" organizacional muy aplicada, los jefes y sus subordinados están todos alineados a la visión de la empresa. Si el operativo (como dices tú) o el analista es del sector presupuesto, debería comprender que es detallado por el bien del sector. Van a sentir pasión por el módulo y lo van a querer mucho más, ya que les permitirá "controlar" cualquier "escape" de presupuesto que no haya sido presupuestado (valga la redundancia).

A los unicos que no les gustará, es a aquellas personas que gastan más de la cuenta, y creen que tienen la vaca atada en una empresa que sin control, o con los controles grises de SAP CO, puede estar haciendose algun negocio por detrás. A esas personas no les gustará que cuando emitan una factura, o una orden de compra, les salte un cartel para contactar al equipo de presupuesto ya que no tiene dinero disponible para la operación

(08-01-2015, 01:51 PM)AR escribió: No es un problema el tema de que existan partidas antiguas en las que haya que que ver a que presupuesto imputan? Dentro de lo que se me ocurre, porque pienso que pueden haber otras implicaciones. Tal vez tu lo vez más fácil que yo.

Las partidas antiguas se ajustan con herramientas de ajuste estandares dispuestas a tal fin.

Es más complejo, pero cualquier consultor FM lo sabe (o debería).

(08-01-2015, 01:51 PM)AR escribió: Pensaba que era más complicado. Que bueno saber que hay funcionalidad estandar. La forma en que se hace entonces es que no se toca el proceso actual de carga de presupuesto anual en CO, si no que cuando se cargue se importa a FM y listo? Si hay un cambio en CO semestral o trimestral, se actualiza en FM luego?

Cualquier modificación al presupuesto original de FM, se toma como presupuesto suplementario...

Es para diferenciar las modificaciones del original. Todo se puede hacer. No te preocupes.

(08-01-2015, 01:51 PM)AR escribió: El personal compra indiscriminadamente con la aprobación de su supervisor, tengan o no tengan presupuesto. Por lo que pienso que si es necesario validarlo. Adicionalmente, aunque su supervisor diga que si, y si tengan presupuesto, se quiere validar por workflow estandar, si en realidad las compras tienen sentido.

Bueno pero acá más que ponerle rienda con SAP FM al personal de compras, hay que aplicar mejores controles dentro del área compras en sí.

Es decir, porqué compran indiscriminadamente? Qué tipo de industria es?

Si tienen solped, porqué no ponen aprobaciones a la solped ANTES de que pueda ser emitida la OC.

De esa forma, sólo se podrá comprar cuando un jefe aprobó una solped.

Espero que sume este aporte.

Cualquier otra duda, me avisas.

Saludos

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